Offboarding Checklista: 15 Kritiska Steg När Anställda Slutar

När en medarbetare slutar finns det över 100 kritiska uppgifter som behöver göras – från knowledge transfer till IT-säkerhet till HR-administrativt. Denna artikel ger dig en komplett 15-punkts checklista baserad på forskning från 500+ företag och 91 akademiska studier, så att du inte missar något kritiskt när någon lämnar.

Varför Du Behöver En Offboarding-Checklista

Utan en checklista händer detta:

• Kunskap försvinner: 5 års erfarenhet går ut genom dörren utan dokumentation
• Security risks: Gamla medarbetare har fortfarande access 6 månader senare
• Projekt stannar: Ingen vet status på deras arbete eller vem som tar över
• Klienter tappar förtroende: "Vart tog Karin vägen? Vem är min nya kontakt?"
• Legal issues: Glömmer att få tillbaka equipment, NDA-påminnelse, etc.

Denna checklista säkerställer att inget faller mellan stolarna och att varje exit hanteras professionellt, säkert och comprehensive.

De 15 Kritiska Stegen för Offboarding

Steg 1: Kickoff-Möte (Dag 1 Efter Uppsägning)

Timing: Samma dag eller dagen efter att medarbetaren säger upp sig.
Deltagare: HR, manager, IT-ansvarig, och avgående medarbetare.
Längd: 30-45 minuter.

Agenda för Kickoff-Möte:

• ☐ Bekräfta sista arbetsdag och notice period
• ☐ Diskutera övergripande offboarding-timeline
• ☐ Identifiera critical knowledge som måste dokumenteras
• ☐ Assign offboarding-ansvar (vem äger vad?)
• ☐ Planera kommunikation (när och hur informerar vi team, klienter, partners?)
• ☐ Diskutera successionsplanering (vem tar över rollen?)
• ☐ Sätt deadlines för key milestones

Steg 2: Identifiera Critical Knowledge (Vecka 1)

Timing: Första veckan efter uppsägning.
Ansvarig: Manager tillsammans med avgående medarbetare.

Knowledge Audit Checklist:

• ☐ Projekt Status: Lista alla pågående projekt, status, next steps, blockers
• ☐ Processer: Vilka processer äger de? Hur dokumenteras de?
• ☐ Relationer: Key stakeholders (klienter, vendors, interna partners)
• ☐ System Access: Vilka verktyg använder de dagligen?
• ☐ Credentials: Vilka accounts/lösenord behöver överföras? (social media, vendor portals)
• ☐ Tribal Knowledge: "Vad är det bara du som vet?"
• ☐ Decision History: Varför gör vi saker på detta sätt? Vad har testats tidigare?

Steg 3: Skapa Handover-Dokument (Vecka 1-2)

Timing: Påbörja vecka 1, finalisera vecka 2-3.
Ansvarig: Avgående medarbetare (med support från manager).

Handover-Dokument Template:

→ Target Length: 10-20 sidor totalt. Inte en roman, men comprehensive enough.

Steg 4: Video Documentation (Vecka 1-2)

Timing: Parallellt med handover-dokumentet.
Ansvarig: Avgående medarbetare.

Video Checklist:

• ☐ Process Walkthroughs: Spela in screen recordings för critical tasks (5-10 min per process)
• ☐ System Tutorials: Hur använder man interna tools? (CRM, HRIS, custom software)
• ☐ Decision Frameworks: "Här är hur jag tänker när jag prioriterar X över Y"
• ☐ Talking Head Intro: "Hej! Här är min overview av rollen..." (3-5 min)
• ☐ Q&A with Manager: Manager intervjuar avgående medarbetare (30 min)

Steg 5: Kommunikationsplan (Vecka 1)

Timing: Planera vecka 1, execute vecka 2.
Ansvarig: Manager och HR.

Kommunikation Checklist:

• ☐ Team Announcement: Informera team först (innan rykten startar)
  • – Timing: 2-3 veckor före sista dagen
  • – Format: Team-meeting + follow-up email
  • – Innehåll: Vem slutar, när, vem tar över, transition plan
• ☐ Klient Communication: Om medarbetaren har klientkontakt
  • – Timing: 1-2 veckor före
  • – Format: Email från manager (cc avgående medarbetare)
  • – Innehåll: Transition plan, ny kontaktperson, hur smooth handover säkerställs
• ☐ Partners/Vendors: Om de har externa relationer
  • – Timing: 1 vecka före
  • – Format: Introducera ny kontaktperson via email/call
• ☐ Bredare Organisation: Om senior role
  • – Timing: 1 vecka före
  • – Format: All-hands announcement eller company-wide email

Steg 6: Shadowing & Training (Vecka 2-3)

Timing: Om efterträdare finns (intern eller extern), 1-2 veckors överlappning är ideal.
Ansvarig: Avgående medarbetare och efterträdare.

Shadowing Checklist:

• ☐ Week 1 Shadowing: Efterträdare observerar avgående medarbetare
  • – Följ till alla meetings
  • – Observera daily work
  • – Ta notes och ställ frågor
• ☐ Week 2 Reverse Shadowing: Efterträdare gör jobbet, avgående medarbetare observerar
  • – Efterträdare leder meetings
  • – Avgående medarbetare ger real-time feedback
  • – "Tag-team" på komplexa tasks
• ☐ Daily Check-ins: 30 min varje dag för Q&A

Om Ingen Efterträdare Finns Än:

• ☐ Team Training: Träna teamet på vad de måste ta över tillfälligt
• ☐ Manager Briefing: Manager lär sig critical tasks för att hålla igång tills ny person finns
• ☐ Video Library: Extra viktigt att spela in allt för framtida hire

Steg 7: Klient/Partner Handover (Vecka 2-3)

Timing: 1-2 veckor före sista dagen.
Ansvarig: Avgående medarbetare och ny kontaktperson.

Klient Handover Checklist:

• ☐ Introduction Email: Formell introduktion av ny kontaktperson
  • Subject: "Introducing [Ny Person] – Your New Point of Contact"
  • Body: Tack för partnership, introducing [namn], smooth transition säkerställd
• ☐ Transition Call: 3-way call (avgående, ny person, klient)
  • – Introducera ny person
  • – Review account status
  • – Besvara klientens frågor
• ☐ Account Documentation: Handover till ny person
  • – Klienthistorik (hur länge, vad de köpt, issues, preferences)
  • – Upcoming renewals eller upsell opportunities
  • – Quirks/preferences ("Ring alltid före email", "Älskar data, hatar fluff")

Steg 8: IT Equipment & Access Audit (Vecka 3)

Timing: 1 vecka före sista dagen.
Ansvarig: IT-ansvarig.

IT Audit Checklist:

• ☐ Equipment Inventory:
  • ☐ Laptop
  • ☐ Monitor(s)
  • ☐ Phone (corporate)
  • ☐ Keyboard, mouse, headset
  • ☐ Webcam
  • ☐ Desk phone
  • ☐ Access cards/badges
  • ☐ Keys (office, storage, etc.)
  • ☐ Annat företagseget equipment
• ☐ System Access Audit: Lista alla system de har tillgång till
  • ☐ Email (Gmail, Outlook)
  • ☐ Slack / Microsoft Teams
  • ☐ CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive)
  • ☐ HRIS (BambooHR, Workday)
  • ☐ Project Management (Asana, Jira, Monday)
  • ☐ Cloud Storage (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
  • ☐ Code Repos (GitHub, GitLab, Bitbucket)
  • ☐ Social Media accounts (company-owned)
  • ☐ Admin panels (AWS, Azure, hosting, etc.)
  • ☐ Vendor portals
  • ☐ VPN access
  • ☐ Building access (physical key cards)

Steg 9: Password & Credentials Handover (Vecka 3)

Timing: 3-5 dagar före sista dagen.
Ansvarig: Avgående medarbetare och IT.

Password Handover Checklist:

• ☐ Identifiera Shared Accounts: Vilka accounts används av teamet/företaget (inte personliga)?
  • – Social media (Instagram, LinkedIn Company Page, Twitter/X)
  • – Vendor portals (leverantörer, subscriptions)
  • – Shared email accounts (info@, support@)
  • – Analytics (Google Analytics, Mixpanel)
  • – Ads platforms (Google Ads, Facebook Ads)
• ☐ Secure Transfer: Använd encrypted password manager (OffOnBoarding.com, 1Password, LastPass)
  • – ALDRIG skicka lösenord via email eller Slack
  • – Använd secure sharing feature i password manager
• ☐ Change Passwords Post-Departure: Efter sista dagen, ändra alla shared passwords

Steg 10: Exit Interview (Sista Veckan)

Timing: Sista veckan, inte sista dagen (de har inte tid sista dagen).
Ansvarig: HR (aldrig direkt manager för honest feedback).
Längd: 30-60 minuter.

Exit Interview Checklist:

• ☐ Schemalägg i God Tid: Boka 1-2 veckor i förväg
• ☐ Format: Video call eller phone (mer comfortable än face-to-face)
• ☐ Confidentiality: Klargör att feedback är konfidentiell
• ☐ Frågor: Använd standardiserade frågor (se lista nedan)
• ☐ Notes: Ta detailed notes för senare analys
• ☐ Follow-up: Dela aggregerad feedback med leadership quarterly

15 Kritiska Exit Interview Frågor:

Steg 11: HR Administrativt (Sista Veckan)

Timing: Sista veckan.
Ansvarig: HR.

HR Admin Checklist:

• ☐ Final Paycheck Calculation:
  • ☐ Lön fram till sista dagen
  • ☐ Ej uttagna semesterdagar (utbetalning)
  • ☐ Bonus (om applicable)
  • ☐ Övertid (om applicable)
  • ☐ Expense reimbursements (kvitton från sista månaden)
• ☐ Benefits Info: Vad händer med...
  • ☐ Sjukförsäkring (slutar sista dagen eller fortsätter 1 månad?)
  • ☐ Tandvårdsförsäkring
  • ☐ Livförsäkring
  • ☐ Tjänstepension (vested? kan de ta med sig?)
  • ☐ Aktier/Optioner (vesting schedule, exercise window)
• ☐ Legal Dokument:
  • ☐ NDA Reminder (fortfarande gäller efter avgång)
  • ☐ Non-compete Agreement (om relevant)
  • ☐ IP Ownership (allt skapat under anställning ägs av företaget)
  • ☐ Arbetsintyg (om begärt)
  • ☐ Recommendation Letter (om relevant)
• ☐ A-kassa Intyg: Om begärt (i Sverige)
• ☐ Skattedokument: Säkerställ att de får tax forms för året

Steg 12: Farewell (Sista Veckan)

Timing: Sista veckan, ofta sista eller näst sista dagen.
Ansvarig: Team/manager.

Farewell Checklist:

• ☐ Team Farewell: Lunch, fika, eller after-work
  • – Ge teamet chans att säga hejdå
  • – Dela memories och appreciation
  • – Om budget finns: litet gift (personligt, inte generic)
• ☐ Manager Thank-You: Personligt tack från manager (1-on-1 eller handskrivet kort)
• ☐ LinkedIn Recommendation: Erbjud att skriva recommendation

Steg 13: Equipment Return (Sista Dagen)

Timing: Sista dagen.
Ansvarig: IT/HR.

Return Checklist:

• ☐ Physical Items:
  • ☐ Laptop (wipe data)
  • ☐ Monitor(s)
  • ☐ Phone
  • ☐ Keyboard, mouse, headset
  • ☐ Access cards/badges
  • ☐ Keys
  • ☐ Company credit card (om applicable)
  • ☐ Annat företagseget equipment
• ☐ Data Wipe: IT wipear laptop innan återanvändning
• ☐ Receipt: Medarbetare signerar att de lämnat allt tillbaka

Steg 14: IT Access Revocation (EOD Sista Dagen)

Timing: End-of-day (17:00 eller när de loggar ut sista gången) sista dagen.
Ansvarig: IT-ansvarig.
Kritiskt: Detta MÅSTE göras sista dagen, inte "nästa vecka."

IT Revocation Checklist:

• ☐ Disable Email Access:
  • ☐ Inaktivera inbox
  • ☐ Sätt auto-reply: "Jag har slutat på företaget. Kontakta [ny person] på [email]."
  • ☐ Forward viktiga emails till efterträdare (1-2 veckor, sedan stäng)
• ☐ Revoke All System Access:
  • ☐ Slack / Teams
  • ☐ VPN
  • ☐ CRM
  • ☐ HRIS
  • ☐ Project management tools
  • ☐ Cloud storage (Google Drive, OneDrive, Dropbox)
  • ☐ Code repositories (GitHub, GitLab)
  • ☐ SSO access (Okta, Azure AD, Google Workspace)
  • ☐ Social media admin access
  • ☐ Vendor portals
  • ☐ Admin panels (AWS, servers, databases)
• ☐ Remove Admin Rights: Om de hade elevated permissions
• ☐ Deactivate Physical Access: Key cards, badges för building entry

Steg 15: Post-Departure Follow-up (1 Vecka - 1 Månad Efter)

Timing: 1 vecka till 1 månad efter sista dagen.
Ansvarig: HR, IT, manager.

Post-Departure Checklist:

• ☐ IT Audit: Verifiera att all access verkligen är revokerad
  • – Test logga in till olika system (ska vara disabled)
  • – Dubbelkolla att auto-reply på email fungerar
• ☐ Change Shared Passwords: Alla shared accounts de hade tillgång till
  • – Social media
  • – Vendor portals
  • – Shared email accounts
• ☐ Update Org Chart:
  • ☐ Ta bort från intranät directory
  • ☐ Uppdatera LinkedIn företagssida (de ska inte synas som current employee)
  • ☐ Uppdatera team-sidor på website (om applicable)
• ☐ Alumni Program:
  • ☐ Bjud in till LinkedIn alumni-grupp
  • ☐ Lägg till på alumni mailing list för quarterly newsletter
• ☐ Final Paycheck Verified: Säkerställ att slutlön har betalats ut korrekt
• ☐ Follow-up Availability: Om efterträdare har frågor, är tidigare medarbetare tillgänglig?
  • – Om ja: erbjud 1-2 timmars konsultation första månaden (betalt eller unpaid, beroende på relation)

Offboarding för Olika Scenarion

Voluntary Resignation (Frivillig Uppsägning)

• ✅ Använd alla 15 steg
• ✅ Fokus på knowledge transfer och positiv exit experience
• ✅ Alumni relations viktigt

Involuntary Termination (Uppsagd)

• ⚠️ Kortare timeline: Ofta 1-2 veckor vs. 4 veckor
• ⚠️ IT security prioritet: Revokera access immediately om risk för sabotage
• ⚠️ Legal fokus: Severance package, dokumentera allt
• ✅ Exit interview fortfarande viktigt (får värdefull feedback)

Retirement (Pensionering)

• ✅ Längre knowledge transfer: Ofta 1-3 månaders överlappning
• ✅ Legacy documentation: Extra comprehensive eftersom de har years of tribal knowledge
• ✅ Celebration: Retirement party, gift, appreciation event

Layoffs (Nedskärningar)

• ⚠️ Empathetic approach: Inte deras fel, vara extra supportive
• ✅ Outplacement support: Hjälp dem hitta nytt jobb (resume review, LinkedIn, referrals)
• ✅ Severance package: Ekonomiskt stöd under transition
• ✅ Alumni relations kritiskt (de kan återvända när företaget återhämtar sig)

Vanliga Misstag att Undvika

Hur OffOnBoarding.com Automatiserar Offboarding

OffOnBoarding.com är byggt för att göra offboarding enkel och consistent:

• ✅ Komplett Checklist: Alla 15 steg built-in, inget glöms
• ✅ Timeline Automation: Reminders för vad som behöver göras och när
• ✅ Knowledge Transfer: Video + text templates för handover
• ✅ Encrypted Password Sharing: Säker handover av credentials
• ✅ IT Revocation Checklist: Säkerställ att all access revokeras EOD
• ✅ Exit Interview Templates: Research-backed frågor
• ✅ Progress Tracking: Se vad som är klart, vad som återstår
• ✅ Multi-Stakeholder Collaboration: HR, IT, manager ser samma dashboard

Sammanfattning: Key Takeaways

• ✅ 15 kritiska steg för lyckad offboarding
• ✅ Steg 1-5 (Vecka 1-2): Planering och knowledge transfer start
• ✅ Steg 6-10 (Vecka 2-3): Intensiv knowledge transfer, IT prep, exit interview
• ✅ Steg 11-13 (Sista veckan): HR admin, farewell, equipment return
• ✅ Steg 14 (Sista dagen): IT access revocation – MÅSTE göras EOD
• ✅ Steg 15 (Efter): Post-departure audit, alumni program
• ✅ Knowledge transfer är kritiskt: handover doc (10-20 sidor) + video + shadowing
• ✅ IT security: 47% security risk om access inte revokeras korrekt
• ✅ Exit interview: goldmine för förbättringsinsikter
• ✅ Positiv exit experience = alumni ambassadors och boomerang employees

Källor: Denna artikel baseras på analys av 91 akademiska studier från MIT, SHRM, Deloitte, Kaspersky, IBM, Harvard Business Review, och andra auktoritativa källor. Se vår fullständiga forskningsmetodik här.